PDF/A Hintergrund und weitere Informationen 

 

PDF/A - eine neue ISO Norm
ISO 19005-1 ist eine ISO (International Standards Organisation) Norm, welche am 01.10.2005 publiziert wurde:

Document Management - Electronic document file format for long term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)

Diese Norm definiert ein Standardformat (PDF/A) für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten. Sie bezieht sich auf die PDF-Referenz Version 1.4 von Adobe Systems Inc. (implementiert in Adobe Acrobat 5).
Die Norm spezifiziert zwei Ebenen von Übereinstimmungsgraden:

  • PDF/A-1a - Level A conformance im Teil 1
  • PDF/A-1b - Level B conformance im Teil 1 (beschränkte Anforderungen)

Eine neue Version "PDF/A-2" ist in Arbeit. Sie basiert auf der PDF-Referenz Version 1.6.

 

 

 

PDF/A - Der Hintergrund

PDF/A wurde initiiert und wird betrieben von NPES (National Printing Equipment Association), AIIM (Association for Information and Image Management) und Administrative Office of the U.S. Courts.

Viele Hersteller und Anwender sind vertreten: Xerox, Harvard University, Visoneer, Adobe, Library of Congress, Schering, NARA, EDS, EMC, Merck, Glaxo Smith Kline,...

PDF/A soll sein:

  • Geräte- und Softwareunabhängig: Inhalte werden immer gleich dargestellt
  • Self Contained: eine PDF/A kompatible Datei beinhaltet alle Komponenten, die zur Darstellung nötig sind
  • Self Documented: eine PDF/A kompatible Datei beschreibt und dokumentiert sich selbst (Metadaten)
  • PDF/A erlaubt die Abbildung der logischen Dokumentenstruktur

PDF/A ist nur ein Teil einer Lösung

  • PDF/A allein garantiert keine Langzeitarchivierung
  • PDF/A allein garantiert nicht, dass die Information wie gewünscht dargestellt wird
  • PDF/A erhebt nicht den Anspruch, dass PDF-basierte Archivierung der beste Weg ist
  • Aber, wenn PDF, dann definiert PDF/A ein speziell ausgelegtes "Profil" für die Langzeitarchivierung

PDF/A ist nur eine Komponente einer Archivierungsstrategie. Weitere Aspekte müssen in Zusammenhang mit der Einführung eines PDF/A-konformen Archivs berücksichtigt werden:

  • Unternehmensspezifische Vorschriften
  • Zulässige Quellformate, Schriftarten,....
  • Individuelle zusätzliche Anforderungen
  • Qualitätsmanagement

PDF - Ihre Vorteile

Elektronische Dokumente haben unzählbare Vorteile gegenüber traditionellen Archivierungsformaten (z.B. Papier, Mikrofilm). Allein die verbesserte Verfügbarkeit kann die Einführung eines elektronischen Archivs begründen. Die Vorteile eines PDF-Archivs gegenüber einem TIFF- oder einem Papierarchiv sind:

  • PDF speichert Objekte wie Textzeichen und Graphiken. Damit kann der volle Text im ganzen Archiv effizient gesucht werden. Ein TIFF-Dokument ist ein Rasterbild und muss daher zuerst mittels OCR (Optical Character Recognition) gescannt werden.
  • PDF-Dateien benötigen nur einen Bruchteil des Speicherplatzes der Originaldatei- oder einer vergleichbaren TIFF-Datei, ohne an Qualität zu verlieren. Der geringere Speicherplatzbedarf wirkt sich vor allem auch bei der elektronischen Übermittlung (FTP, Beilage zu E-Mails usw.) der Dokumente aus.
  • PDF-Format ist optimierbar. Je nach Verwendungszweck kann die Priorität auf Bildqualität (z.B. Checks) oder Extraktion von strukturierten Daten (z.B. Buchungsbelege) liegen. TIFF macht hier keine Unterschiede.
  • Metadaten wie Titel, Autor, Erstellungsdatum, Änderungsdatum, Thema, Schlüsselwörter usw. können als Bestandteil einer PDF-Datei gespeichert werden. Anhand der Metadaten können PDF-Dateien automatisch ohne manuelle Intervention klassifiziert werden.

PDF/A - Links zu weiteren Informationen

Es gibt einige Webseiten und Artikel, welche sich mit dem Thema "PDF/A" befassen. Die folgenden Links können Ihnen bei der Suche nach mehr Einzelheiten behilflich sein:

 

Quelle: PDF-Tools AG


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